Niniejszy dokument określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przekazanych przez Użytkowników oraz Klientów w związku z korzystaniem ze strony internetowej https://vectrondevise.com/ i usług firmy, zgodnie z wymogami:

• RODO – Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE;
• Ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1781);
• Ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 344 ze zm.);
• Prawa komunikacji elektronicznej.

1. Administrator Danych Osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest VectronDevise Sp. z o.o., z siedzibą w Poznaniu:

• Adres: ul. Wierzbięcice 44A / 40A, 61-568 Poznań, Polska
• NIP: 7831944457 | REGON: 543563760 | KRS: 0001213571
• Kontakt e-mail: contact@vectrondevise.com
• Telefon: +48 661 180 688 / +48 690 644 758

2. Źródło, cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe pozyskujemy bezpośrednio od osób, których dane dotyczą, za pośrednictwem formularzy kontaktowych, wiadomości e-mail lub podczas zawierania umów.

Twoje dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:

• Obsługa zapytań ofertowych i kontakt z Klientem: Przetwarzanie danych wprowadzonych w formularzach (np. „Poproś o wycenę”) lub przesłanych drogą mailową.
  Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy) oraz Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora, polegający na udzielaniu odpowiedzi na zapytania).
• Realizacja umów B2B i dostawa sprzętu IT: Przetwarzanie niezbędne do sfinalizowania zamówień, procesów CTO (Configure-to-Order) oraz spedycji.
  Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy).
• Realizacja obowiązków księgowych i podatkowych: Wystawianie faktur VAT i prowadzenie dokumentacji finansowej.
  Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z odpowiednimi przepisami podatkowymi oraz ustawą o rachunkowości.
• Dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami: Weryfikacja ewentualnych sporów biznesowych.
  Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).
• Marketing bezpośredni: Przesyłanie informacji handlowych, pod warunkiem wyrażenia odrębnej zgody na dany kanał komunikacji.
  Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda na przetwarzanie danych).

Podanie danych jest dobrowolne, jednak może być niezbędne do udzielenia odpowiedzi na zapytanie lub zawarcia i wykonania umowy.

3. Odbiorcy danych (Podmioty Przetwarzające)

Twoje dane mogą być powierzane podmiotom trzecim na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych (Art. 28 RODO) lub udostępniane podmiotom uprawnionym. Należą do nich w szczególności:

• przewoźnicy i firmy kurierskie;
• podwykonawcy biorący udział w realizacji usług;
• biura rachunkowe i księgowe;
• dostawcy usług IT, w tym operator poczty e-mail, dostawca hostingu i dostawca domen;
• banki i operatorzy płatności;
• kancelarie prawne wspierające Administratora;
• organy państwowe i instytucje uprawnione do uzyskania danych na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

4. Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Jeżeli korzystamy z usług dostawców mających siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (np. dostawców usług chmurowych), dane mogą być przekazywane poza EOG z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń, w tym w szczególności Standardowych Klauzul Umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub w oparciu o inne mechanizmy legalizujące transfer przewidziane w RODO.

5. Okres przechowywania danych

Zgodnie z zasadą ograniczenia przechowywania, dane przetwarzane są przez czas niezbędny do realizacji celów:

• Dane umowne: przez okres wykonywania umowy oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń wynikających z przepisów prawa.
• Dane księgowe: Przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dotyczą.
• Dane pozyskane na podstawie zgody: Do momentu jej wycofania.

6. Prawa osób, których dane dotyczą, oraz zautomatyzowane decyzje

Każdej osobie, której dane dotyczą, w oparciu o przepisy RODO przysługują następujące prawa:

• Prawo dostępu do danych (Art. 15 RODO).
• Prawo do sprostowania (Art. 16 RODO).
• Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”, Art. 17 RODO).
• Prawo do ograniczenia przetwarzania (Art. 18 RODO).
• Prawo do przenoszenia danych (Art. 20 RODO).
• Prawo do sprzeciwu (Art. 21 RODO) – wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora.
• Prawo do cofnięcia zgody (Art. 7 ust. 3 RODO) – w dowolnym momencie.

W celu realizacji powyższych praw prosimy o kontakt pod adresem: contact@vectrondevise.com. Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Administrator nie podejmuje wobec Użytkowników decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym nie stosuje profilowania w rozumieniu art. 22 RODO.

7. Pliki Cookies (Ciasteczka)

Nasza strona może wykorzystywać pliki cookies wyłącznie w zakresie niezbędnym do jej prawidłowego działania. Używamy jedynie tych danych informatycznych, które są bezwzględnie wymagane do wyświetlania struktury serwisu, utrzymania sesji oraz zapewnienia bezpieczeństwa.

Informujemy, że nasz serwis nie gromadzi danych w celach analitycznych ani reklamowych, nie wykorzystuje zewnętrznych skryptów śledzących, a Administrator nie prowadzi zautomatyzowanego profilowania Użytkowników. Przetwarzanie funkcjonalnych plików cookies odbywa się na podstawie naszego uzasadnionego interesu (Art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

8. Środki bezpieczeństwa

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo danych zgodnie z art. 32 RODO. Obejmuje to m.in. certyfikaty SSL szyfrujące transmisję danych oraz rygorystyczne zasady dostępu do systemów informatycznych.

9. Zmiany w Polityce Prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do modyfikacji niniejszej Polityki Prywatności w przypadku nowelizacji przepisów prawa o ochronie danych osobowych, rozwoju technologii internetowych lub modyfikacji działania naszej witryny. Aktualna wersja Polityki Prywatności jest zawsze publikowana na niniejszej stronie internetowej.